As our global community continues to grow, it is important for us to build and maintain our connections within it. In March this year, we had the opportunity to visit São Paulo for a community event at the Fundação Getúlio Vargas. The content of our presentations is available online. Events such as this provide an opportunity for us to update our members on Crossref fundamentals and developments, and help us better tune in to the varied needs of our communities and learn how we can work together more effectively. This was our third visit to Brazil, with previous events held in Campinas and São Paulo in 2016, and Goiânia and Fortaleza in 2018.
Each organization in the global community of Crossref members (that’s currently over 24k organizations in 166 different countries) plays a key role in building the Research Nexus. Any opportunity we have to meet with our members in person is a highlight and a way for us to learn more from each other. The month of January saw three of us travel to Bangkok to attend the first-ever Charleston Conference organised in Asia and to meet with our growing community in Thailand.
This year, we placed a spotlight on the Latin American community, hosting the second Crossref Metadata Sprint in São Paulo, Brazil from 4 - 6 March 2026. In our first tri-lingual event, we brought together 31 participants from Argentina, Brazil, Colombia, Ecuador, and Mexico. Our goal was to foster community co-creation using the open scholarly metadata. The Sprint was an opportunity to pose questions, share ideas, collaborate on research, and propose innovative solutions that enhance the use of metadata in scholarly communication and beyond.
Read on for more details about the content of the Sprint, and the resulting projects. You can also register to join our Sprint Showcase call on 22nd April to hear directly from the team about their creations.
On 17 March 2026, we experienced an outage that affected DOI resolution for Crossref DOIs and the deposit of metadata records by Crossref members. In this summary, we outline what happened, the impact on our community, and the steps we are taking to strengthen our systems and processes as a result.
As our global community continues to grow, it is important for us to build and maintain our connections within it. In March this year, we had the opportunity to visit São Paulo for a community event at the Fundação Getúlio Vargas. The content of our presentations is available online. Events such as this provide an opportunity for us to update our members on Crossref fundamentals and developments, and help us better tune in to the varied needs of our communities and learn how we can work together more effectively. This was our third visit to Brazil, with previous events held in Campinas and São Paulo in 2016, and Goiânia and Fortaleza in 2018.
Our membership in Latin America has grown steadily in the meantime. We currently work with more than 3,300 members across the region; and the largest number is based in Brazil, with over 1,900 members. The majority of these represent universities, societies, and government organisations, followed by libraries and foundations that also register their works with us. In total, our members in Brazil have contributed over 2 million open metadata records to the Research Nexus.
On March 3, we welcomed 60 attendees, which included members, sponsors, service providers, and researchers. Each of these groups contribute unique perspectives and experiences, and use our services in a variety of ways. We were also joined by four Crossref ambassadors - Pedro López Casique from Mexico, Juan Felipe Vargas, Nicolás Mejía Torres from Colombia, Edilson Damasio from Brazil, as well as colleagues from SciELO Brazil.
Photo: Crossref staff and ambassadors: Leandro Contreras, Pablo López Casique, Nicolás Mejía Torres, Luis Montilla, Susan Collins, Juan Felipe Vargas, Jason Portenoy, and Isaac Farley
We started the day with an emphasis on metadata quality, the role of Crossref DOIs, and content registration best practices. We offered an overview of our helper tools: the updated Metadata Manager for record registration and Participation Reports for reviewing metadata completeness. Pedro, who is also a Publication Support Specialist with Public Knowledge Project (PKP), gave an overview of working with the Open Journals Systems (OJS) platform, which is widely used by our members throughout Brazil.
Photo: PKP’s Pedro López Casique highlighting Brazil as the second highest user of OJS-hosted journals globally.
Later in the day we shifted to more technical topics including metadata retrieval, the use of metadata for discoverability and research integrity, and common metadata errors in the registration process. Roberta Takenaka, systems developer at SciELO, discussed an overview and challenges of the adoption of DOIs in the SciELO network.
This was a tri-lingual event with presentations delivered in English, Portuguese, and Spanish, with live interpretation available for participants and presenters.
Photo: Isaac Farley discussing metadata updates
During the session, we asked attendees to share their feedback on both the value of Crossref to their organisation and the challenges they face when working with us. Participants noted persistence, the commitment to scientific development, metadata standardisation, interoperability, and increasing content visibility as important benefits. The most common challenge reported was language - the majority of our documentation is in English, which makes it difficult for many to fully utilise the available resources. Several mentioned that costs can be a challenge for some organisations, and others noted that more training opportunities, held in Brazilian Portuguese, would be appreciated.
Photo: Participants chatting during the morning coffee break
The question and answer sessions covered a wide range of technical topics, including OJS integrations, interpreting monthly resolution reports, updating metadata in bulk, and implementing Crossmark. During the coffee breaks, discussions continued as participants shared their thoughts, additional questions, and feedback with us.
Following the presentations, we held small group sessions with participants to gather feedback on two ongoing projects. Leandro Contreras, our new UX researcher, met with a group to gather information on how users interact with our website, as part of our website architecture improvement project. Luis Montilla, Technical Community Manager, led a group discussion with editors to learn more about editorial workflows and how they interact with scholarly metadata.
Many of the participants also joined us for our Metadata Sprint, which took place in the days following, exploring the uses of open scholarly metadata in creating new tools and solutions.
These events were an opportunity to reconnect with the community, gather feedback to create additional training and support materials, share developments and resources, and strengthen our connections with members and key collaborators. Ana Marlene Freitas de Morais, former vice-president of the Associacao Brasileira de Editores Cientificos do Brasil (ABEC Brasil), our largest Sponsor in Brazil, stressed the importance of face-to-face collaborations, such as this event, for engagement in Brazil. Through our Ambassadors, Sponsors, and other partners, we aim to continue building lasting relationships and supporting our growing community in Brazil.
With special thanks to our hosts at Fundação Getúlio Vargas for the generous use of their venue and support personnel.
Português version
À medida que nossa comunidade global continua a crescer, é importante para nós construir e manter nossos laços dentro dela. Em março deste ano, tivemos a oportunidade de visitar a nossa comunidade em São Paulo num evento na Fundação Getúlio Vargas. O conteúdo das apresentações está disponível online. Eventos como este nos proporcionam uma oportunidade de atualizar nossos membros sobre os fundamentos e desenvolvimentos da Crossref, além de nos ajudar a nos sintonizar melhor com as diversas necessidades de nossas comunidades, e aprender como podemos trabalhar juntos eficazmente. Esta foi a nossa terceira visita ao Brasil, com eventos anteriores realizados em Campinas e São Paulo em 2016, e em Goiânia e Fortaleza em 2018.
Nosso conjunto de membros na América Latina tem crescido de forma constante ao longo do tempo. Atualmente, trabalhamos com mais de 3.300 membros em toda a região; e o maior número está concentrado no Brasil, com mais de 1.900 membros. A maioria deles representa universidades, sociedades e organizações governamentais, seguidas por bibliotecas e fundações que também registram seus trabalhos conosco. No total, nossos membros no Brasil já contribuíram com mais de 2 milhões de registros de metadados abertos para o Research Nexus.
No dia 3 de março, recebemos 60 participantes, entre os quais membros, patrocinadores, prestadores de serviços e pesquisadores. Cada um desses grupos traz perspectivas e experiências únicas, e utilizam nossos serviços de diversas maneiras. Também contamos com a presença de quatro embaixadores da Crossref: Pedro López Casique, do México; Juan Felipe Vargas e Nicolás Mejía Torres, da Colômbia; e Edilson Damasio, do Brasil, e também colegas da SciELO Brasil.
Foto: Equipe e embaixadores da Crossref: Leandro Contreras, Pablo López Casique, Nicolás Mejía Torres, Luis Montilla, Susan Collins, Juan Felipe Vargas, Jason Portenoy e Isaac Farley
Começamos o dia com ênfase na qualidade dos metadados, no papel dos DOIs da Crossref e nas boas práticas de registro de conteúdo. Apresentamos uma visão geral das nossas ferramentas: Metadata Manager, atualizado para registro de registros e os Participation Reports para verificar a integridade dos metadados. Pedro, que também é especialista em suporte a publicações no Public Knowledge Project (PKP), apresentou uma visão geral do trabalho com a plataforma Open Journals Systems (OJS), amplamente utilizada por nossos membros em todo o Brasil.
Foto: Pedro López Casique, da PKP, destacando o Brasil como o segundo maior usuário de revistas hospedadas no OJS em todo o mundo.
No decorrer do dia, passamos a abordar temas mais técnicos, incluindo a recuperação de metadados, o uso de metadados para a visibilidade e a integridade da pesquisa, e erros comuns de metadados no processo de registro. Roberta Takenaka, desenvolvedora de sistemas da SciELO, apresentou uma visão geral e discutiu os desafios da adoção de DOIs na rede SciELO.
Este foi um evento trilíngue, com apresentações em inglês, português e espanhol, com interpretação simultânea disponível para participantes e palestrantes.
Photo: Isaac Farley discussing metadata updates.
Durante a sessão, pedimos aos participantes que compartilhassem comentários sobre o valor da Crossref para suas organizações, e sobre os desafios que enfrentam ao trabalhar conosco. Os participantes destacaram a persistência, o compromisso com o desenvolvimento científico, a padronização de metadados, a interoperabilidade e o aumento da visibilidade do conteúdo como benefícios importantes. O desafio mais comum relatado foi o idioma - a maior parte da nossa documentação está em inglês, o que dificulta para muitos a utilização plena dos recursos disponíveis. Vários mencionaram que os custos podem ser um desafio para algumas organizações, e outros observaram que mais oportunidades de treino, ministradas em português do Brasil, seriam bem-vindas.
Foto: Participantes conversando durante o intervalo da manhã.
As sessões de perguntas e respostas abordaram uma ampla variedade de tópicos técnicos, incluindo integrações com o OJS, interpretação de relatórios mensais de resolução, atualização em massa de metadados e implementação do Crossmark. Durante os intervalos para o café, as discussões continuaram enquanto os participantes compartilhavam suas ideias, perguntas adicionais e comentários conosco.
Após as apresentações, realizamos sessões em pequenos grupos com os participantes para coletar feedback sobre dois projetos em andamento. Leandro Contreras, nosso novo pesquisador de experiência do usuário (UX), reuniu-se com um grupo para coletar informações sobre como os usuários interagem com nosso site, como parte do nosso projeto de melhoria da arquitetura do site. Luis Montilla, gerente da comunidade técnica, conduziu uma discussão em grupo com editores para aprender mais sobre os fluxos de trabalho editoriais e como eles interagem com metadados acadêmicos.
Muitos dos participantes também se juntaram a nós no nosso Metadata Sprint, realizado nos dias seguintes, para explorar os usos de metadados acadêmicos abertos na criação de novas ferramentas e soluções.
Esses eventos foram uma oportunidade para nos reconectarmos com a comunidade, coletar feedback para criar materiais adicionais de treinamento e apoio, compartilhar desenvolvimentos e recursos, e fortalecer nossos laços com os membros e principais colaboradores. Ana Marlene Freitas de Morais, ex-vice-presidente da Associação Brasileira de Editores Científicos (ABEC Brasil), nosso maior patrocinador no Brasil, destacou a importância das colaborações presenciais, como este evento, para o engajamento no Brasil. Por meio de nossos Embaixadores, Patrocinadores e outros parceiros, nosso objetivo é continuar construindo relacionamentos duradouros e apoiando nossa crescente comunidade no Brasil.
Agradecemos especialmente aos nossos anfitriões da Fundação Getúlio Vargas pelo generoso uso de suas instalações e pela equipe de apoio.
